Uma vez que se obtém as obras para começar, há alguns passos importantes para sua organização e conservação:

1) Registrar o livro em um caderno, conferindo lhe um número, anotando nome do autor, nome da obra, edição e editora. Comece do 001 e numere as obras disponíveis em seqüência, pois esta é a seqüência em que serão arrumados na estante, para facilitar sua localização.

2) O mesmo número será colado na lombada do livro e marcado na sua primeira página. Use etiqueta ou um pequeno pedaço de papel. Fixe na parte inferior da lombada com fita mágica larga, que além de durar muito tempo, não danifica o exemplar, como acontece com a fita durex.

3) Faça uma ficha para cada livro (ver modelo para impressão). Nela constará o número, o autor e o título do livro, e serão anotadas todas as retiradas e devoluções. Quando o livro sai da biblioteca, a ficha fica e serve como controle. O responsável guarda as fichas dos livros retirados em ordem cronológica. Se passar do prazo de devolução, convém procurar a pessoa e lembrá-la da necessidade de trazer o mais breve possível.

4) Para que esta ficha não se perca, cola-se um envelope na contracapa do livro. Este envelope também pode ser marcado com o número do volume, para que não haja confusão na hora da devolução, de colocar a ficha no respectivo exemplar.

5) Recomenda-se que seja colado na folha de rosto do livro um pequeno papel onde, no momento da retirada, anota-se a data em que o livro deve ser devolvido (ver modelo para impressão). Costuma-se usar o prazo de uma semana a quinze dias.

6) Nós também confeccionamos um pequeno carimbo da biblioteca, para ser usado na folha de rosto e em algumas páginas internas (de 25 em 25, ou de 50 em 50). Assim mesmo que o envelope e a folhinha de devolução descolem, mesmo que se perca a capa, haverá como identificar um volume pertencente ao acervo.

Assim, o livro está pronto para circular.

Na ocasião em que fizemos, foi possível imprimir todo este material em gráfica. Mas os modelos fornecidos acima podem ser reproduzidos em qualquer impressora.Clique sobre os modelos com o botão direito do mouse e escolha a opção "Salvar figura como...". Guarde na sua winchester e depois importe para o programa que costuma usar (Word, CorelDraw, etc.).